Nyt egetudviklet system: “Lader kundeservice, lagerstyring og indkøb spille effektivt sammen”

Ehandel.dk har talt med Nicholas Blicker Larsen fra Moodings, som fortæller om et system, der sparer virksomheden for mange penge



Nicholas Blicker Larsen fra møbelforhandleren Moodings og hans team har brugt utallige timer på at udvikle et lagerstyringssystem, der får kundeservice, lagerstyring og indkøb til at spille ekstremt godt sammen.

Systemet bidrager til automatisering af mange processer, og at medarbejderne skal bruge mindre tid på at løse deres opgaver, uden at der, ifølge virksomheden selv, slækkes på serviceniveauet.

Denne artikel kommer til at fokusere på, hvordan systemet letter dagligdagen hos Moodings og konkretiserer endvidere, hvad systemet præcis bidrager med.

– Den altoverskyggende styrke ved systemet er, at det lader kundeservice, lagerstyring og indkøb spille effektivt sammen. Tilgængelighed af vigtige data er nøgleord for systemet, og vi har arbejdet målrettet på at gøre det let for vores medarbejdere på tværs af de forskellige afdelinger at tilgå vigtige data.

Det betyder blandt andet, at kundeservice meget let kan danne sig et overblik over situationen på lageret, og at folkene i kundeservice med ganske få klik kan bestille nye varer hjem, hvis dette anses som værende nødvendigt, forklarer Nicholas Blicker Larsen, der er CTO hos Moodings.

Motivationen for at udvikle systemet

Oftest tager en god idé eller opfindelse afsæt i et problem eller en udfordring. Dette er også tilfældet med lagerstyringssystemet, som Moodings-folkene har udviklet.

– Vi har drevet Moodings i nogle år efterhånden, og det er faktisk ikke den eneste forretning, vi bestyrer. Også plakatforhandleren justspotted.dk er vores, og det kræver bare en hel del at drive to shops. Vi erkendte tidligt i forløbet med de to shops, at vi havde behov for et lagerstyringsværktøj, der kunne hjælpe os med at bevare overblikket.

Vi gennemtrawlede markedet for forskellige systemer med henblik på at finde en samlet løsning til lagerstyring, kundeservice og indkøb. Undervejs fandt vi nogle fine særskilte løsninger til de forskellige områder, men ingen af systemerne spillede for alvor godt sammen, og det var problematisk.

Hvad gør man så? Hos Moodings valgte vi at tage tyren ved hornene og bygge vores eget lagerstyringssystem. Selvom det har været udfordrende og krævet uhørt mange timer, har det været det hele værd den dag i dag, hvor systemet bevirker, at vi kan klare krævende opgaver på meget kort tid, forklarer Nicholas Blicker Larsen.

Brugervenlighed og automatiseringer er to af de største styrker ved systemet

Systemet dækker alt fra overskuelige dashboards, hvor de ansatte kan skabe overblik over centrale data, til utallige automatiserede processer, der sparer Moodings’ ansatte for at løse opgaver.

– Når arbejdsbyrden og presset stiger, vælger mange webshops at ansætte sig ud af problemerne. Vi havde interesse i en anden approach; vi ønskede at effektivisere vores interne processer og få endnu mere ud af vores human resources. Den umiddelbare tanke var at bygge en slags robot-buddy, som kunne øge effektivitetsniveauet i alle vores afdelinger, uden at medarbejderne kom til at føle, at deres arbejdsbyrde blev forhøjet.

Vi er ikke blinde for, at robotter og teknologi har sine begrænsninger, og at man til enhver tid vil have brug for mennesker i sin forretning, men vi er overbeviste om, at man via robotter og mennesker kan skabe en helt fantastisk synergi, og det synes vi også, at vores forretning er et godt eksempel på, fortæller Nicholas Blicker Larsen.

Fra begyndelsen har målet med systemet været at minimere enhver form for friktion. Moodings-folkene er nemlig overbeviste om, at desto mindre friktion der er, desto bedre en serviceoplevelse får kunden.

– De mange automatiske processer, vi har integreret i systemet, bidrager utvivlsomt til at minimere friktionen, hvilket er super fedt og meget afgørende for systemets og vores succes. Derudover har vi hele tiden haft fokus på at udvikle et ekstremt brugervenligt system, som med lethed skulle kunne bruges af folk, som ikke er super techkyndige, forklarer Nicholas Blicker Larsen.

Giver det mening for alle virksomheder at udvikle et lignende system?

Alle e-handlere kan vel blive enige om, at det altid giver mening at effektivisere interne processer i sin virksomhed og få så meget ud af sine ressourcer som overhovedet muligt.

Hvorvidt det for enhver anden webshop giver mening at udvikle det system, som Moodings har udviklet, er folkene bag dog lidt tøvende omkring.

En udfordring, som vi ikke deler med særligt mange andre webshops, er, at mange af vores varer er så store, at de ikke bare kan ryge i en GLS-pakkeshop. Vores kunder skal være hjemme, når pakken leveres, og det kræver altså noget logistisk koordinering, som systemet klarer for os. Det er fantastisk for os, men noget som rigtig mange andre webshops ikke har brug for, forklarer Nicholas Blicker Larsen.- Vores system løser en række udfordringer for os, som ikke er generelle for alle webshops, hvilket er forklaringen på, at vi ikke – uden betænkningstid – siger, at enhver anden webshop bør gå i vores fodspor.

Konkretisering: Sådan fungerer systemet i en specifik case

Moodings’ selvudviklede system er komplekst, og derfor kan det være lidt svært for uindviede at gennemskue, præcist hvad det bidrager med, og hvordan det hjælper medarbejderne og kunderne.

– Forestil dig, at du bestiller en lænestol i vores shop, som ikke er på lager. Selve købsprocessen i shoppen er helt klassisk og simpel og minder om købsprocessen i enhver anden webshop. Når du har afgivet din ordre, vil du modtage en opfølgende mail omkring, at vi sender produktet, så snart vi modtager det.

I den givne situation, hvor vi ikke har produktet på lager, vil vores system automatisk oprette en købsordre, som blot skal godkendes af vores medarbejder med ansvar for dette område. Denne medarbejder har det fulde overblik over lageret via systemet.
Han kan uden problemer tilføje flere varer til indkøbsordren, sæt han vurderer, at dette vil være nyttigt for forretningen. Hvis ikke han ønsker at tilføje flere varer, skal han blot godkende ordren, og lænestolen vil herefter blive afsendt.

Så snart varen lander på vores lager, scanner vi den af, og herefter vil der blive aktiveret en række automatiske processer, der gør, at du kan få leveret varen, præcist når du ønsker det. Det, der blandt andet sker, er, at du modtager en SMS samt mail om, at du skal vælge leveringstidspunkt for varen. Når du har valgt et tidspunkt, kommer dette helt automatisk ind i vores system, uden at vi skal foretage os noget. Systemet er programmeret til at udarbejde de smarteste, korteste og billigste ruter. Den feature sparer os for enormt meget tid og derved penge, forklarer Nicholas Blicker Larsen.

Afsluttende kommentarer fra teamet

– Konceptet er bygget op omkring tanken om, at hele organisationen skal være fuldt integreret gennem data. Mange accepterer, at de skal forsøge at sammenkoble software der ikke kan sammenkobles, arbejde i komplicerede workflows og arbejde med data som ikke er up to date. Det skaber friktion og ineffektivitet.

Vi har arbejdet med at skabe en centraliseret platform for al vores data og operations. Ved at operere i vores egne systemer inden for hovedområderne i vores virksomhed, forsøger vi at nedbryde de datasiloer, der meget hurtigt opstår, og som kan gøre det svært at skabe en effektiv organisation.

Vi forsøger helt grundlæggende at skabe et flow igennem organisationen og minimere spild og fejl, og vi forsøger at spare så meget tid som muligt ved at automatisere så meget som muligt, så vi undgår at skulle arbejde med low-level opgaver, som skal gentages dagligt. Det frigører tid til de mere tunge opgaver omkring at skabe vækst. For at bruge en metafor, forsøger vi at skabe et system, der kører som et urværk, ved at udnytte teknologi og data.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Pin It on Pinterest